Khi soạn thảo văn bản hành chính, việc phải gõ đi gõ lại quốc hiệu tiêu ngữ nhiều lần rất mất thời gian và dễ gây lỗi định dạng. May mắn thay, bạn hoàn toàn có thể tạo quốc hiệu tiêu ngữ tự động trong Word chỉ với vài thao tác đơn giản. Hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn thiết lập tính năng này một cách nhanh chóng, đảm bảo văn bản luôn đúng chuẩn và chuyên nghiệp.

Cách viết quốc hiệu tiêu ngữ đúng chuẩn trong Word

Trước khi thiết lập tính năng tự động, bạn cần biết cách viết quốc hiệu tiêu ngữ một cách thủ công và chính xác. Quy trình này bao gồm các bước tạo bảng và định dạng văn bản.

Các bước thực hiện:

1. Mở Word, chọn Insert (Chèn) > Table (Bảng) để tạo một bảng mới.

2. Chọn số ô phù hợp, thường là 6 hoặc 8 ô, tùy theo bố cục quốc hiệu tiêu ngữ bạn muốn.

3. Nhập nội dung vào từng ô theo đúng quy định pháp luật về trình bày văn bản hành chính.

4. Sau khi nhập xong, chọn toàn bộ bảng, vào Borders (Đường viền) và chọn No Border (Không đường viền) để ẩn bảng, chỉ giữ lại nội dung.

Cách tạo quốc hiệu tiêu ngữ tự động trong Word

Sau khi đã có một đoạn quốc hiệu tiêu ngữ mẫu, bạn có thể dễ dàng thiết lập nó thành AutoCorrect (Tự sửa lỗi) để chèn nhanh mọi lúc mọi nơi.

Quy trình thiết lập:

1. Trong cửa sổ Word, vào File (Tệp) > Options (Tùy chọn).

2. Chọn Proofing (Kiểm tra) > AutoCorrect Options (Tùy chọn Tự sửa lỗi).

3. Trong tab AutoCorrect, nhập một từ viết tắt đơn giản, dễ nhớ (ví dụ: `qh` hoặc `qhtn`) vào ô Replace (Thay thế bằng).

4. Dán đoạn quốc hiệu tiêu ngữ đã định dạng vào ô With (Bằng).

5. Nhấn Add (Thêm) > OK (OK) để lưu.

Từ giờ, mỗi khi bạn gõ từ viết tắt `qh` và nhấn khoảng trắng, Word sẽ tự động thay thế bằng toàn bộ đoạn quốc hiệu tiêu ngữ đã lưu. Tính năng này cực kỳ hữu ích, giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa khi soạn thảo nhiều văn bản.

Quy định viết quốc hiệu tiêu ngữ chuẩn hành chính

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quốc hiệu và tiêu ngữ trong văn bản hành chính phải được trình bày như sau:

• Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM":

* Chữ in hoa toàn bộ.

* Kiểu chữ đứng (italic), đậm (bold).

* Cỡ chữ từ 12 đến 13.

* Vị trí: phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên.

• Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc":

* Chữ thường, chữ cái đầu viết hoa.

* Kiểu chữ đứng, đậm.

* Cỡ chữ từ 13 đến 14.

* Canh giữa, đặt ngay bên dưới quốc hiệu.

* Có gạch nối giữa các cụm từ.

* Bên dưới tiêu ngữ là một đường kẻ ngang liền nét, có độ dài tương ứng với chiều dài dòng chữ.

Như vậy, với tính năng tự động trong Word, bạn chỉ cần mất vài phút để thiết lập ban đầu, sau đó có thể chèn quốc hiệu tiêu ngữ chuẩn chỉ trong tích tắc. Đây là mẹo nhỏ nhưng giúp tối ưu hiệu suất làm việc với văn bản hành chính một cách đáng kể.

Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ phần mềm văn phòng khác hoặc đánh giá thiết bị công nghệ phục vụ công việc, hãy khám phá ngay tienve.vn – nền tảng mua sắm với cam kết hoàn tiền hàng đầu Việt Nam. Tại đây, bạn có thể tìm thấy nhiều bài hướng dẫn hữu ích và ưu đãi tốt nhất cho nhu cầu mua sắm của mình.